1准备材料
在向学校和国家留学基金管理委员会提交公派留学申请的材料当中，国外 导师的邀请函(Invitation Letter )是必不可少的材料之一，也是最关键的材料 之一。而要想获得国外导师的邀请函，就必须先准备好向国外导师申请邀请函 的材料。根据很多人的总结，需要的材料主要包括以下几个方面：
? 个人简历(Curriculum Vitae, CV or Resume ) 。
? 个人陈述(Personal Statement, PS)或申请说明(Cover Letter) 。
? 推荐信(Reference Letter)
? 已发表论文。
? 未成文论文。
? 初步研究计划。
准备好以上这些材料，对于获得邀请函有直接的帮助。下面逐一讲解各项材料。
1.1 个人简历(Curriculum Vitae, CV)
个人简历是求职者生活、学习、工作、经历、成绩的概括。一般常用的简 历格式有两种：一种是按年月顺序，列出自己的学习T.作经历；另一种是根据 需要有选择地列出自己的学习、工作经历，充分表现自己的技能、品德对于 申请公派留学来说，采用第一种格式更好，可以让国外导师对你的学习工作经 历有直接的了解。
一般来说，向国外导师申请邀请函时的简历应包括如下几个部分：
(1)个人资料(Personal Details )
个人基本情况，应列出自己的姓名、性别、出生日期、学校、系别及专 业、婚姻状况、健康状况、爱好与兴趣、家庭住址、电话号码与电子邮件等，(2)教育程度(Education )
这一部分为学历情况简介，应写明曾在某某学校、某某专业或学科学 习，所学科目以及起止期间，并列出所学主要课程及学习成绩、在学校和班 级所担任的职务、每年所学的跟求职工种相关的课程、自己参加的相关项目 (Project)、所写的论文(Thesis/Dissertation )，以及在校期间所获得的各种 奖励和荣誉。特别需要注意的一点是，国外简历的事件排序方式是从最近的事 件开始往回写。
(3)工作经验(Work Experiences )
若有工作经验，列出你最近的工作经验以及工作资历情况。首先列出最近 的工作经历，然后详述曾经工作过的单位、日期、职位以及工作性质。
(4 )学术成绩(Academic Activities )
本部分为发表文章列表。你所发表的文章是国外导师认识你的直接途径， 如果有几篇比较好的期刊文章，必然可以达到更好的效果。如果已发表论文学 量有限，那么作为第二作者或第三作者所参与的论文也可以列入。
(5)个人兴趣(Interest / Extra-Curricular Activities )简要地列出你自己的一些技能，比如计算机专业的就可以列人自己所掌握 的编程语言等。
还可列入自己擅长的其他活动或个人兴趣，例如体育项目、集体活动、志 愿工作等，尤其是如果你在这些活动中担任领袖(leader)的话。
其他部分如个人介绍，可以酌情添加，不要以段落的形式出现。注意简历 一定要简练，篇幅应该限制在三页之内。要把简历看作一份广告，推销自己。 最成功的广告要简短而富有感召力，并且能够多次重复重要的信息。尽量运用 动作性短语使语言更加鲜活有力。可在简历首页写一段总结性的话语，陈述自己最大的优势，然后再在个人介绍中将这些优势以经历和成绩的形式加以叙 述。
坦率而言，投递个人简历后只有两种极端结果：可考虑或是扔入垃圾桶。 值得提醒的是，个人简历一定要设计精简且易读，不宜长篇大论，最好不要超 过三张A4纸(特殊工种除外)，因为导师没有耐心和时间看完你的“长篇大 论”此外，大部分情况下都应选用正式的白色纸张和黑色字体。但如果你申 请的是绘图设计或者图像等专业时，则可以考虑用别出心裁的设计。
很多大学的网址上有各大教授的个人简介，作为求学的学生，也许你没有 那么多头衔、文章或基金，但是可以参考一下格式和内容。
1.2 个人陈述(Personal Statement, PS)或申请说明(Cover Letter)这个部分主要就是说明你的情况，以及你给导师发送其他材料的目的，并且让国外导师看过之后还想继续看你提供的其他材料。一般而言，申请说明是十分必要的，外方导师从来不会看没有申请说明的个人简历。但申请说明不是 对个人简历的简单复述，而是礼貌而鲜明地突出自己的目标和要求，促使外方 导师或国际学生招生负责人有兴趣阅读你的个人简历和推荐信。
为了提高成功率，需要在申请说明里突出你的诚意以及专业精神，以给外方导师留下深刻印象。可在这个部分适当强调一下你在外国的费用由国家留学 基金管理委员会资助，你人学后可以参与外方的项目等。申请说明不一定保证 你得到录取通知书，但是写好申请说明能给你带来面试的机会，或者至少能打 动外方导师阅读你的个人简历，提高成功的概率。
这个部分目的很明确，虽然具体内容因人而异。请注意，申请说明应力求精简，除非有特殊情况，应在一页以内完成。
下面将简要介绍一封完整申请说明信的写法。在此之前，有两点格式方面 的注意事项提醒一下大家：一是英文写作现在流行全部左对齐，段落之间用空 行隔开；二是旧式正规书信的发信人资料置于右上角。
Your Address （应用由小到大规则）
Your Phone Numbers
Your Email Address （这一部分如果空间不够的话，可以考虑右 式和应用文本框）（空一行）
Date of Writing （可采用日月年格式，如2 April 2004,中间无须逗号隔开，月份不要用简写）（空一行）
Name of Professor Title
Department
Company
Address
（空一行）
Dear Prof. ... /Dear Sir or Madam
（空一行）
1st paragraph （第一段）
Explain why you are writing this mail or email; identify the study application and your source of information. Indicate in summary your strongest qualifications for the position using a series of phrases.
（For example, I wish to apply for the position of... as advertised in... my... is my strongest...）（空一行）
2nd paragraph （第二段）
Outline your strongest qualifications in more detail and show how they match the position requirements. As much as possible, provide evidence of your related work, extracurricular, and academic experiences and accomplishments. Refer to your enclosed resume.（可套用“项目符 号”的形式）（For example, I am enclosing the completed application form, my personal fact sheet, etc. .../ As detailed in the attached resume and reference.../ I am currently employed at .../I am finishing school or university on...）（空一行）
3rd paragraph （第三段）
Optional. Convince the employer that you have the personal qualities and motivation to succeed. Relate your interests and qualities to your knowledge of the company.
（空一行）
4th paragraph （第四段）
Request an interview and indicate how and when you can be contacted. Suggest that you will call at a specific time to discuss interview possibilities. Thank the reader for his/her consideration.
（For example, I would appreciate the opportunity to discuss the program further at an interview.
（空一行）
I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration.
（空一到三行）
Yours sincerely Or
Yours faithfully Handwriting Signature （手写签名。排版时预留三到四行空行）Your full name,（打印）
Enel.
提醒大家，申请说明信不能照抄模板。如果大家都照模板抄，那么每个人 的申请说明都会变成一样的了，不可能给教授留下深刻印象。关键就是要根据自己的情况，真诚地向教授展示出自己的真实情况。
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